Skal vi ikke lige tage et møde?

Artikel bragt i Berlingske Business

Et enkelt møde kan gøre hele forskellen – et andet kan være spild af tid. Kunsten er at kende formål og faldgruber – og ikke gøre alt for meget til møder.

En mødedeltager kommer 10 min. for sent. En anden er lige nødt til at tage et telefonopkald, en tredje tænker; hvad laver jeg her? Imens sidder mødelederen og tripper med sin ambitiøse dagsorden.

Et aktuelt debatemne er, hvordan vi får den svære ligning med færre hænder og større krav til opgaveløsning, serviceniveau og konkurrenceevne til at gå op. Buddene er mange. Ét synes de fleste dog enige om. Vi bliver nødt til at få mere ud af de ressourcer, vi har. Det handler om at arbejde smart og effektivt. Kan vores mødekultur egentlig altid leve op til det?

De fleste overraskes, når de ser tal på, hvor mange ressourcer møder sluger. Jeg har hørt, at man i gennemsnit regner med, at 15 pct. af mødetiden er ren spildtid. Sammenhold det fx med en organisation på 80 mand, hvor medarbejderne bruger 5 timer om ugen på møder. De skal blot gøre deres møder 10 pct. mere effektive, så kan de 80 pludselig nå 81 mands arbejde.

Vi kender alle forskellen på at forlade et vellykket og et ligegyldigt møde. Det ene skal vi dyrke, det andet skal vi undgå. Men hvordan? Konkret handler det om, at både mødeleder og deltagere er velforberedte og gør brug af de mange fine råd, der allerede findes om at afholde gode møder – råd til før, under og efter mødet. Særligt det sidste bliver ofte overset. Da jeg startede som ung fuldmægtig i Arbejdsministeriet var kutymen, at der blev skrevet referater af samtlige møder. Den slags bureaukrati og kontrol har vi heldigvis forladt for længst. Men derfor kan vi stadig godt fordre, at det, når mødet er slut, står klart for alle, hvem der har ansvaret for at følge op på hvad.

En effektiv mødekultur har samtidig den sidegevinst, at vi fjerner en kilde til frustration. For en god mødekultur er også et spørgsmål om respekt for andre menneskers tid. Vi ved, at de mest effektive medarbejdere også er de mest tilfredse, og derfor er det både demotiverende og frustrerende med en dårlig og ineffektiv mødekultur.

Lederen er og bliver rollemodellen. At fremme en god mødekultur handler i høj grad om ledelse. Og her trænger et særligt opmærksomhedspunkt sig på: Gør vi ikke alt for meget til møder i vores hverdag?

Møder må aldrig blive den nemme løsning. Det må ikke blive sådan, at hvis man ikke lige ved, hvad man skal gøre ved en given problemstilling, ja så indkalder man bare til et møde. Det er for nemt.

Tilbage fra sommerferien er det måske værd at genopfriske de gode mødevaner? Du kunne fx starte med at overveje, om der er behov for det møde, du lige skulle til at indkalde til? Og hvis der er, hvilken form egner sig så bedst – er det et møde med en fastlagt dagsorden, er det en videokonference, eller kan vi reelt nøjes med at stikke hovederne sammen ved kaffemaskinen?